Bijlagen niet ter vaststelling (GS begroting 2026)

De financiële keten is robuust, betrouwbaar en goed verankerd in de organisatie

De medewerkers en organisatie zijn duurzaam inzetbaar en zijn blijvend in ontwikkeling

Het ICT-fundament en de informatievoorziening is toekomstbestendig

De dienstverlening is klantgericht en klantvriendelijk en constant aan verandering onderhevig

De provincie geeft het goede voorbeeld door het verduurzamen van de eigen organisaties (processen en faciliteiten) vastgoed en de daarbij behorende buitenruimte

De beheersing van de organisatie door het management en het bestuur is optimaal

Meerjarendoel

11.1.1

De financiële keten is robuust, betrouwbaar en goed verankerd in de organisatie.

• Structureel evalueren van P&C-producten met de organisatie na afronding van het product ten behoeve van verbeteringen  
• Agenderen van evaluatiemomenten van P&C-producten met de Auditcommmissie
• Herijking van financiële nota's en verordeningen met de organisatie en de Auditcommissie

• Efficiënt en effectief werkende P&C-cyclus ten behoeve van beheersing en sturing
• Actuele financiële verordeningen en nota's

Meerjarendoel

11.2.1

De medewerkers en organisatie zijn duurzaam inzetbaar en zijn blijvend in ontwikkeling.

• We willen als organisatie vanuit een stevige basis slagvaardig kunnen inspelen op nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen die de komende jaren op ons afkomen. We worden slagvaardiger door participatief, integraal en gecoördineerd te blijven werken aan de doorontwikkeling van onze organisatie, onze werkwijzen, ons (persoonlijk) leiderschap en onze samenwerkingscultuur.
• De veranderende arbeidsmarkt vraagt om te kijken naar onze instroom, maar vooral ook naar hoe we onze medewerkers gezond, gelukkig en bekwaam aan het werk (be)houden. Het vraagt duurzaam verbinden en laten groeien van medewerkers.

• Om wendbaar te blijven als organisatie, blijft het belangrijk blijft dat we zicht blijven houden op de veranderende omstandigheden en deze blijven vertalen naar de benodigde ontwikkelingen en diensten voor organisatie en medewerkers. Organisatieontwikkeling is een constante, om toekomstbestendig te blijven.
• Vanuit de keten Mens en Organisatie, de provincie Utrecht deskundig terzijde staan door een strategisch adviserende, faciliterende en ontzorgende rol te vervullen. Dit vraagt doorontwikkeling van onze dienstverlening en slimmer samenwerken met focus op onze eerstelijns dienstverlening.

Meerjarendoel

11.3.1

Het ICT-fundament en de informatievoorziening is toekomstbestendig

1. We leggen een basis voor een toekomstbesteding ICT-fundament, zowel technisch als organisatorisch, zodanig dat deze aansluit bij de vereisten voor de ontwikkeling van een robuust maar flexibel informatiehuis van de provincie. Dit heeft als doel dat "bewoners" (lees gebruikers) van het informatiehuis van de provincie kunnen beschikken over een veilige en betrouwbare digitale werkomgeving.
2. We hebben een werkbare set aan randvoorwaardelijke instrumenten in de basis beschikbaar zodanig dat wij het data-gestuurd werken kunnen faciliteren.
3. We beschikken over een veilige en betrouwbare informatievoorziening zodanig dat onze weerbaarheid tegen digitale bedreigingen voldoet aan het gewenste risicoprofiel

1. We gaan het ICT-fundament moderniseren, aanbesteden en met marktpartijen realiseren. We laten ons informatievoorzieningsportfolio (IV-porfolio) beter aansluiten bij de P&C-cyclus, zodat de constante ontwikkeling van het informatiehuis: planmatiger, transparanter en daarmee voorspelbaarder wordt.
2. We gaan een centraal dataplatform realiseren, waarbij we primair mobiliteit, energie dienstencentrum (EDC) en Mens en Organisatie gaan faciliteren.
3. Naar aanleiding van de aanbevelingen van de provinciearchivaris en de functionaris gegevensbescherming, gaan we de komende jaren een inspanning leveren op het archief. Daarbij gaat het om overdracht van nog te bewerken archieven naar onze archiefbewaarplaats (HUA) en vernietiging van een deel van die archieven om aan de wettelijke verplichting te kunnen voldoen.

Meerjarendoel

11.4.1

De dienstverlening is klantgericht en klantvriendelijk en constant aan verandering onderhevig.

• Het uitvoeren van klantreizen – vanuit perspectief en met de klant - ter verbetering van onze dienstverlening. In afstemming met de proceseigenaar en in samenwerking met de Stafbureaus.
• Het doorontwikkelen van één serviceloket voor interne dienstverlening provincie Utrecht. Toewerken naar een nulmeting als het gaat om klanttevredenheid van onze dienstverlening. Vanuit daaruit een prestatie-indicator opstellen voor de P&C-producten.
• Het beschrijven, optimaliseren en verbeteren van processen en systemen ten behoeve van het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening.  

• Verbeteren van onze dienstverlening.
• Verhogen klanttevredenheid: afhandelingstermijn, klantvriendelijk en klantgericht communiceren.
• Het E-handboek waarin de procesbeschrijvingen zijn opgenomen, is elk jaar up to date.  

Meerjarendoel

11.5.1

De provincie geeft het goede voorbeeld door het verduurzamen van de eigen organisaties (processen en faciliteiten) vastgoed en de daarbij behorende buitenruimte.

• Het doorontwikkelen van de plannen voor de renovatie en verduurzaming van het Huis voor de Provincie.
• Verhogen en verschonen van de afvalscheidingsgraad en de totale hoeveelheid aan (kantoor)afval terugdringen.
• Inzetten op het stimuleren van duurzame mobiliteit voor het woon-werkverkeer en de dienstreizen.

• Het realiseren van energieneutraal facilitair vastgoed.
• Diverse duurzaamheidsambities waar mogelijk verwerken in facilitaire vastgoedprojecten
• Een lagere CO₂-uitstoot, minder afvalverwerkingskosten en stimuleren van de circulaire economie.

Het Duurzaamheidsverslag van 2024 is de bron voor alle data in de prestatie-indicatoren duurzaamheid. Behalve prestatie-indicator circulariteit in aanbestedingen, deze data is afkomstig uit het contractbeheersysteem van inkoop.

Meerjarendoel

11.6.1

Uitvoeren van concerncontrol waaronder het adviseurschap van de Financiële Auditcommissie.

• We volgen de uitvoering van de in 2025 opgestelde actieplannen risicomanagement.  
• We voeren business control uit en adviseren we op bestuurlijke stukken voordat deze worden aangeboden voor besluitvorming.
• We ondersteunen het management door de implementatie van aanbevelingen van accountants en de Randstedelijke Rekenkamer te volgen. Verder voeren we een aantal onderzoeken uit, waaronder: een 217a onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

• In 2026 zetten we in op de verdere doorontwikkeling van het risicogestuurd werken aan de hand van de in 2025 opgestelde actieplannen. Hierdoor maken we als organisatie een stap op het gebied van risicobewustzijn en risicoleiderschap.
• Daarnaast adviseren we de ambtelijke organisatie, het College (GS) en Provinciale Staten (PS) op het gebied van governance, risico’s en beheersmaatregelen waaronder de grote transities (onder andere het Utrechts Programma Landelijk Gebied). Dit vergroot de kans op het succesvol doorlopen van de transities.
• Tevens ondersteunen we de organisatie door een beeld te vormen van de mate waarin we in control en rechtmatig zijn.  

Meerjarendoel

11.6.2

Versterken van Verbijzonderde Interne Controle (VIC).

• We toetsen de verbijzonderde interne controles (VIC) in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording die door het College wordt afgegeven. Hiervoor wordt tevens het normenkader rechtmatigheid jaarlijks geactualiseerd en ter vaststelling aangeboden aan de staten.

• We ondersteunen de organisatie door een beeld te vormen van de mate waarin we in control en rechtmatig zijn.