Provincie als voorbeeld
De provincie stelt hoge eisen aan inwoners, gemeenten en bedrijven. Dit kan niet zonder zelf het goede voorbeeld te geven. Daarom werken wij continu aan het in kaart brengen én verminderen van onze CO ₂ -uitstoot en energieverbruik. We verduurzamen onze inkoop en onderzoeken hoe we meer duurzame energie kunnen opwekken. Daarnaast werken we aan het verhogen van de afvalscheidingsgraad, het verbeteren van de kwaliteit van gescheiden afvalstromen en het terugdringen van de hoeveelheid (kantoor)afval. In 2026 gaan we, bij een akkoord van Provinciale Staten, verder met het uitwerken van de renovatie- en verduurzamingsplannen voor het Huis voor de Provincie. Ook starten we met de uitvoering van het plan voor het verduurzamen van het woon-werkverkeer. In 2026 worden de facilitaire aanbestedingen voor catering, schoonmaak en afval afgerond. Daarbij worden concrete afspraken gemaakt over verduurzaming binnen deze thema’s. Het duurzaamheidsverslag van de eigen organisatie wordt jaarlijks ter informatie gedeeld met Provinciale Staten, als onderdeel van de statenbrief Voortgangsrapportage uitvoering De Utrechtse Klimaataanpak.
Opvang van Oekraïense ontheemden
In het Provinciehuis zetten we de opvang van Oekraïense ontheemden in ons kantoorgebouw ook in 2026 deels voort. En tegelijkertijd worden plannen voor de verduurzaming van het gebouw en de herinrichting van een aantal verdiepingen verder uitgewerkt en vormgegeven in een ontwerp. Voor de ontwikkeling van onze gebouwen verwijzen we graag naar paragraaf 3.3.5 Provinciale gebouwen.
Mens en Organisatie
Als organisatie streven wij ernaar om vanuit een solide fundament wendbaar en doeltreffend in te spelen op de maatschappelijke ontwikkelingen die zich de komende jaren aandienen. Het vergroten van onze slagvaardigheid vraagt om een continue en integrale benadering van doorontwikkeling van onze organisatie, waarbij wij investeren in onze werkwijzen, het (persoonlijk) leiderschap en de onderlinge samenwerkingscultuur. De dynamiek van de externe omgeving vereist dat wij ons blijvend aanpassen aan veranderende maatschappelijke, beleidsmatige en economische omstandigheden. Een structurele uitdaging waar wij als organisatie mee te maken hebben is de krapte op de arbeidsmarkt. Deze ontwikkeling vraagt om meer dan alleen aandacht voor instroom: het duurzaam verbinden, behouden en ontwikkelen van medewerkers staat centraal. Wij zetten in op een werkomgeving waarin medewerkers vitaal, gemotiveerd en competent kunnen functioneren. Dit betekent onder andere het actief bevorderen van een sociaal veilig werkklimaat waarin diversiteit en inclusiviteit vanzelfsprekend zijn. Ook blijven we kritisch kijken naar de verhouding tussen structureel werk en externe inhuur, met als doel deze inhuur waar mogelijk te reduceren.
Arbeidscapaciteit
In deze paragraaf hebben we de bedragen voor de arbeidskosten programma en totaalniveau voor het jaar 2026 begroot. Dit op basis van een nieuwe systematiek van het toerekenen van deze kosten. Dit is onder andere gebaseerd op de ambities uit het coalitieakkoord om de uitvoeringskosten meer ten laste van de programmabudgetten te laten drukken.
Onderstaand wordt nader ingegaan op de benodigde arbeidskosten, bestaande uit:
- Loonkosten voor de formatie van de provincie Utrecht zijn voor de begroting 2026 € 130 miljoen; (2025 € 117 miljoen)
- Loonkosten voor tijdelijke formatie van de provincie Utrecht gedekt uit tijdelijk budget zijn voor de begroting 2026 € 7 miljoen; (2025 € 6,7 miljoen)
- Kosten voor de inhuur van externen zijn voor de begroting 2026 € 42 miljoen; (2025 € 36 miljoen)
De formatie-toename op programma 11 komt voort uit de gehonoreerde aanvragen bij de kadernota en betreft daarnaast het omzetten van vanuit materieel budget gefinancierd personeel in daadwerkelijke personeelskostenbudgetten voor deze mensen. Daarmee zijn de personeelskostenbudgetten nu in lijn met de formatie en kan de nieuwe overheadsystematiek worden ingevoerd
Dienstverlening
De keten Dienstverlening binnen het domein BIO geeft invulling aan het verbeteren van de interne en externe dienstverlening door inzet van kennis en expertise. Zij signaleert richting de andere ketens (Financiën, Mens & Organisatie en Informatievoorziening) en brengt het gesprek op gang met de interne en externe gebruikers. Dit is een groeimodel en we gaan in nauwe samenwerking met het Stafbureau stapje voor stapje bouwen om te verbeteren. Soms klein en concreet met een quickwin, maar ook in langdurige trajecten.
Instrumenten subsidies, inkoop en criteria MVOI
Het inzetten van subsidies is een belangrijk instrument van de provincie om maatschappelijke doelen te bevorderen. De provincie Utrecht vindt het belangrijk dat de subsidieregelgeving en de uitvoering van het subsidieproces goed aansluiten op de behoefte van subsidieaanvragers.
Om het inzicht in de uitgaven voor de ambities te verbeteren, worden – in lijn met het coalitieprogramma – de uitvoeringskosten voor ambtelijke ondersteuning bij opgaven, projecten en programma’s volledig toegerekend aan de betreffende begrotingsprogramma’s. Voor het subsidieloket betekent dit dat de kosten van het subsidieproces vanaf 2026 worden toegerekend aan de begrotingsprogramma’s waarin de subsidiebudgetten zijn opgenomen.
In 2026 wordt het subsidieproces verder gedigitaliseerd en wordt het systeem gekoppeld aan een subsidieportaal, zodat ingestuurde aanvragen automatisch in het subsidiesysteem worden geregistreerd en documenten inclusief besluiten gepubliceerd kunnen worden zonder handmatige handelingen. In het portaal kunnen aanvragers hun subsidiedossier en documenten insturen, inzien en volgen. Deze uitbreiding is een belangrijke succesfactor om het subsidieproces te versnellen.
Vooruitkijkend naar 2026 wordt een verdere toename van het aantal subsidieregelingen verwacht. Ter voorbereiding hierop wordt de benodigde capaciteit opgeschaald. Tegelijkertijd worden de resterende achterstanden in 2025 weggewerkt, waarmee een stevige basis wordt gelegd voor een soepele uitvoering.
Nu het Inkoopproces in de basis goed georganiseerd is, zullen de inspanningen in 2026 (bij voldoende personele capaciteit) met name gericht zijn op een verdere verhoging van de kwaliteit van de samenwerking en communicatie tussen team Inkoop, als centrale vraagbaak en ondersteuner, en de organisatie bij inkoop- en contractmanagementvraagstukken. In dit licht zullen twee pilots plaatsvinden:
1. pilot voor verbeterde samenwerking en inzicht in inkoopbehoeften met SLO;
2. een pilot voor het verkrijgen van betere kostenramingen door inzicht in processtappen met LLO.
Conform de ambitie uit het vastgestelde inkoopbeleid is het verplicht opnemen van minimaal één MVOI-thema uit het manifest MVOI bij iedere meervoudige aanbesteding en bij de hogere procedures inmiddels verankerd in onze inkoopprocessen. Om structurele borging verder te versterken, is in maart 2025 een multidisciplinair Expertteam MVOI opgericht. Dit Expertteam MVOI brengt kansrijke aanbestedingen in kaart en adviseert en ondersteunt projectleiders bij het specificeren en formuleren van duurzame en circulaire inkoopvoorwaarden en het benutten van maatschappelijke kansen binnen aanbestedingen.
Parallel aan deze advisering en ter versterking van de interne kennis komt er in Q1 2026 een MVOI leer- en ontwikkelprogramma. Dit programma biedt handvatten voor het toepassen van de zes maatschappelijke thema’s en goed opdrachtgeverschap binnen aanbestedingen, via modulaire trainingen én een handreiking MVOI.
De selectie voor een nieuw contractbeheer en -managementsysteem is inmiddels in volle gang met een verwachte implementatie in het eerste kwartaal van 2026. Dit nieuwe contractmanagementsysteem heeft o.a. als doel het decentraal contractmanagement meer handvatten te geven waardoor het decentraal opdrachtgeverschap op o.a. de MVOI- thema’s beter te monitoren is en daarmee de behaalde resultaten beter inzichtelijk wordt.
Risicomanagement
Het kader integraal risicomanagement is in 2024 geëvalueerd en geactualiseerd. De extern uitgevoerde evaluatie toonde aan dat de organisatie niet goed bekend is met het vorige kader risicomanagement. Bij de behandeling van het nieuwe kader risicomanagement heeft Gedeputeerde Staten toegezegd om Provinciale Staten te informeren over de aanpak en implementatie van het nieuwe kader risicomanagement. Dit is gebeurd middels een Statenbrief in het najaar van 2025.
In dat kader zijn spelregels opgenomen voor Provinciale Staten om te sturen op risico's en is aan het College ook opdracht gegeven om het risico gestuurd werken verder te optimaliseren. De provincie Utrecht heeft immers dagelijks te maken met dynamiek, complexiteit, meerduidigheid en daardoor onzekerheid. Dit betekent dat we staan voor een veeleisende taak om bij alle activiteiten verantwoord én uitlegbaar te balanceren tussen het nemen van risico's en het beperken van risico's. Risicomanagement geeft niet alleen inzicht in de risico's maar ook in de kansen die er liggen.
In deze Statenbrief zijn Provinciale Staten geïnformeerd over de aanpak die in de organisatie wordt uitgerold om het nieuwe kader risicomanagement (met inbegrip van de recente aangepaste nota weerstandsvermogen en risicomanagement) bij management en medewerkers onder de aandacht te brengen en hen te helpen om met dynamiek, complexiteit, meerduidigheid en daardoor onzekerheid om te gaan.
Er zal invulling worden gegeven aan de actieplannen per domein. Tevens zullen de concernbrede actieplannen ten aanzien van de directie, opleidingsplan en communicatieplan worden geïmplementeerd. Hierover zal periodiek in de P&C producten worden gecommuniceerd.
Informatievoorziening
In 2025 heeft Provinciale Staten de “Visie op informatievoorziening digitalisering” vastgesteld. Hier zal verder invulling aangegeven worden, onder andere door de implementatie van een toekomstbestendig ICT fundament en met moderne digitale werkplekken. Uitwerking van de datastrategie volgt ook door middel van het ontwikkelen van een datafundament. En het makkelijker beschikbaar maken van data, zodat er beter grip, inzicht en synergie komt tussen de opgaven. Een ander belangrijk onderwerp is het onderzoeken waar AI veilig en ethisch verantwoord ingezet kan worden en gebruikt kan worden voor het verbeteren van werkprocessen. Er is een veilige AI-omgeving gerealiseerd waar medewerkers kunnen experimenteren en leren, daarbij worden medewerkers gestimuleerd op digitale fitheid en AI geletterdheid.
Naar aanleiding van de aanbevelingen van de provinciearchivaris en de functionaris gegevensbescherming, zal de komende jaren een inspanning worden geleverd op het archief. Daarbij gaat het om overdracht van nog te bewerken archieven naar onze archiefbewaarplaats (HUA) en vernietiging van een deel van die archieven om aan de wettelijke verplichting te kunnen voldoen.
Frauderisico's en beheersing
We zullen specifiek voor de frauderisico's nog verdere stappen ondernemen om het proces verder aan te scherpen en de accountant tijdig te informeren bij mogelijke fraudes. Tevens zullen PS en GS hierin verder meegenomen worden voor wat betreft hun verantwoordelijkheid om mogelijke frauderisico's te detecteren en te mitigeren.